giải pháp tạo Google Drive nhóm tuyệt vời nhất 2024

Từ khi vào đại học thì khối lượng khiến cho cho teamwork đã chiếm đến khoảng 50 60% thời gian cuộc sống của mình, từ câu lạc bộ đến khiến cho nhóm trên lớp. Thậm chí đến lúc bắt buộc quản lý nhóm thì còn tăng lên nữa vì đa phần công việc tất cả là lúcến tại nhà và buộc bắt buộc quản lý, kể chuyện online. Mình đã tự hỏi lượng thời gian đó liệu đã tối ưu chưa?

Thời đại công nghệ lên ngôi cũng là lúc hướng lớn mạnh công việc trực tuyến tại nhà ngày càng vươn lên là phổ biến, tức là các công cụ hỗ trợ quản lý trực tuyến cũng dần xuất hiện ngày càng nhiều. Google Drive là một trong các số đó có ưu điểm là free, dễ dàng và thân thiện sở hữu các bạn nhất. Công cụ này đã giúp mình kém chất lượngm một nửa lượng thời gian teamwork phân tích ban đầu đấy !

lúcến việc nhóm đồng nghĩa có việc có cực kỳ nhiều tài liệu chung. lúc mình còn đang chạy theo các truyền thống Đôi lúc, việc luân chuyển tài liệu offline qua email quả là bất tiện lúc tất cả thành viên trong nhóm phải download về mới xem được. Chưa kể ví như file đó có gì chỉnh sửa thì sao? Lại phải gửi lại bản thứ 2 đã chỉnh sửa, sau đó lại download đúng file y hệt đó về thứ. siêu bất tiện và tốn thời gian, chưa kể biện pháp lưu trữ file của từng người là khác nhau, việc sắp xếp lộn xộn hoặc thất lạc tài liệu là điều khó giảm thiểu khỏi.

Để nháii quyết thì Google Drive sẽ cho phép bạn lưu trữ các tài liệu đó online. Như hình dưới đây thì sở hữu mỗi nhóm công việc, mình sẽ có một folder riêng và tất cả đa số người trong nhóm đều có thể truy cập vào đó chỉ sở hữu một đường link.

Để bắt đầu, bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình và truy cập vào Google Drive. Ở góc trái bên trên, click vào dấu cộng Mới. giả dụ đã có thư mục sẵn lưu ở trong trang bị, bạn chỉ cần Tải thư mục lên và Google Drive sẽ tải lên thư mục đó bao gồm tất cả các file bên trong luôn. Còn giả dụ chưa có thì Thư mục sẽ giúp bạn tạo một thư mục mới toàn bộ ngay trên hệ thống.

Để đầy đủ thành viên đều có thể truy cập vào được, bạn click vào tên thư mục và sắm Chia sẻ nhập email các thành viên hoặc Nhận liên kết có thể chia sẻ được lấy đường link dẫn đến thư mục đó trên Drive. Lưu ý là không chỉ được truy cập mà hầu hết người còn có thể tự tải file lên đóng góp vào thư mục đó nữa.

giả dụ có các tài liệu không tiện công khai hoặc chỉ một số thành viên được phép truy cập vào, bạn đông đảo có thể cài đặt quyền hạn đối sở hữu từng người nhất định. ko kể ra, Google Drive cho phép bạn cài đặt quyền riêng tư nên chưa phải lo về việc phải công khai tài liệu online nhé.

Trong ví như mà cùng một việc lúcến nhưng mỗi thành viên đảm nhiệm một phần khác nhau thì sao? Theo biện pháp Thông thường, đến cuối cùng sẽ có kha khá các file tài liệu của riêng từng thành viên và bạn sẽ phải ngồi tổng hợp, chỉnh sửa lại từng ấy phần vào trong cùng một file hoàn chỉnh. Chưa kể trước lúc hoàn thiện được thì phải gửi qua gửi lại, góp ý chỉnh sửa cực kỳ nhiều lần.

Vì Bởi vậy, tất cả các gì bạn lúcến cho được mang một thư mục như ở bên trên, thì bạn cũng có thể thao tác được mang một tài liệu Word, Excel, PowerPoint y hệt: truy cập, chỉnh sửa bởi nhiều người cùng một lúc.

Cũng ở dấu cộng Mới phía trên bên trái màn hình, bạn có các lựa chọn tạo một file Word, Excel hoặc PowerPoint để bắt đầu chỉnh sửa online.

Dưới đây là một ví dụ của tài liệu Google Docs mới (tức là bản Word đó). Bạn sẽ đặt tiêu đề tài liệu ở bên trên, và các công cụ chỉnh sửa văn bản đầy đủ được phát biểu ở hàng bên dưới. không thiếu gì phân tích Word offline đâu nhé.

ví như biết các tips dưới đây, Google Drive cũng có thể dùng để quản lý tiến độ việc khiến cho cho nhóm không thua bất cứ một công cụ chuyên dụng nào đâu nhé.

Điểm đặc biệt của Google Drive đấy là có thể cùng xem và chỉnh sửa bởi nhiều người. Khi phải quản lý tiến độ việc khiến một nhóm, bạn toàn thể có thể lợi dụng điểm mạnh này để khiến công cụ cho bản thân mình.

Dưới đây là bảng cái quản lý việc khiến mình dùng Google Excel. File quản lý này được chia khiến cho các cột tháng, phòng ban, công việc, phân công người khiến cho cho, deadline và kết quả thực hành.

Ở vị trí người quản lý, công việc của bạn là ghi rõ các đầu việc, phân công người khiến và deadline. Thành viên nhóm được phân công khi khiến cho cho xong sẽ dẫn link qua một file khác ở cột kết quả. Mỗi ngày bạn sẽ dành khoảng 30 phút để kiểm tra tiến độ triển khai của nhóm, ví như qua deadline mà vẫn chưa thấy thành quả, bạn click vào dấu mũi tên xuống ở cột Check và tậu Miss. Ngược lại, ví như đã xong xuôi rồi thì mua Done.

bởi thế, cả nhóm sẽ cùng theo dấu được tiến độ công việc cũng như thành quả của mỗi thành viên để có đánh giá đúng hơn. Là một người quản lý, bạn cũng an toàn ngân sách và chi phí được thời gian và công sức nữa.

Lưu ý nhỏ, ví như có quá nhiều đầu việc và deadline làm cho bạn rối mắt, hãy cài đặt chế độ tự động ở cột Deadline tự động chuyển màu khi đã qua ngày. rất đơn nháin, bạn vào cột Định dạng, tậu Định dạng theo điều kiện.

Sau đó, tậu phạm vi dải ô muốn áp dụng (cột Deadline), định dạng ô giả dụ: mua ngày trước. Cuối cùng sắm kiểu định dạng theo ý muốn của bạn ở mục cuối cùng. Lưu ý là bạn đầy đủ có thể sử dụng tính năng này có chủ yếu dải ô và mục đích khác nhé.

ví như bạn là một con lười và muốn tiết kiệm thời gian, dưới đâydòng template Excel để người tiêu sử dụng có thể copy và dùng luôn. giả dụ thấy hiệu quả đừng quên chia sẻ lại sở hữu đại khái người nha !

dòng template Google Spreadsheet

Trên đây là các tính năng toàn thể hay dùng mà mình thấy hữu ích nhất khi thực hiện nhóm, nhưng đừng quên là bạn được ưa chuộng có thể áp dụng các tips trên đối sở hữu cả quản lý công việc cá nhân nhé. Một công cụ trường hợp biết khai thác tiêu dùng đúng bí quyết chắc chắn chắn sẽ làm mọi việc dễ dàng hơn hoàn toàn đấy !

Đừng quên chia sẻ lại cho mình biện pháp thực hành online của các bạn ở dưới comment nhé !

Chào bạn,

Mình làDương Văn Thuyên, một huấn luyện viên cuộc sống lành nghề (life coach) chứng nhận quốc tế bởi ICF.

Bạn có muốn một người đồng hành 1:1 trong hành trình lớn mạnh bản thân của mình không? Một người cóchuyên mônvề lớn mạnh bản thân, có khả nănglắng nghe, thấu hiểuvà quan trọng làđặt cho bạn những câu hỏiđể bạn có thể suy nghĩ sâu hơn.

Thuyên có thể trở nên người đồng hành của bạn nếu bạn muốn. Mình biết được rằng dù có kiến lắp thêmc, hiểu biện pháp làm nhưng tậu lọc có ai có thể thành công nếu đi một mình, kể cả Thuyên. Thậm chí, trường hợp bạn đã có những thành công nhất định thì một người đồng hành sẽ giúpnhânthành công đó lên nhiều lần.

Đừng ngần ngại liên hệ có mình qua page Talk To Thuyen. tìm hiểu thêm về những gói huấn luyện tại website của mình tại:

https://duongvanthuyen.com